Виды систем управления корпоративным контентом
Системы управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management System, ECM) автоматизируют процессы сбора, управления, хранения и доставки контента по всей организации в соответствии с принятыми в организации стратегиями и методологиями.
ECM охватывает различные виды деятельности: управление документами, рабочими процессами, цифровыми активами, веб‑контентом, политики хранения записей и управление знаниями.
Классификация ECM достаточно условна — часто компании внедряют решения, которые одновременно совмещают в себя функции нескольких ниже перечисленных типов.
Системы управления документами (Document Management System, DMS) и системы управления записями (Records Management System, RMS).
Эти системы ориентированы на управление документами, такими как текстовые документы, электронные таблицы, PDF‑файлы, изображения и многое другое. Управление производится на протяжении всего их жизненного цикла, от создания до архивирования или уничтожения. Функции таких систем могут включать контроль версий, протоколирование изменений и доступа, функцию возврата/извлечения, тегирование метаданных и т. д. Основная цель DMS — повысить эффективность, позволяя пользователям быстро и легко получать доступ к соответствующему контенту, сохраняя при этом безопасность и контроль над конфиденциальными данными. Отдельно стоит упомянуть особенности систем управления записями (RMS) — они обычно создаются специально для управления документами, которые необходимо хранить в соответствии с юридическими или нормативными требованиями. Они предоставляют такие функции, как графики хранения, правила удаления и журналы аудита. RMS предоставляют инструменты для классификации, хранения, сохранения и уничтожения записей в соответствии с требованиями законодательства и потребностями бизнеса. Цель RMS — обеспечить соблюдение правил, снизить риски и повысить операционную эффективность, упрощая поиск и доступ к важным документам, когда это необходимо..
Системы управления цифровыми активами (Digital Asset Management System, DAM).
Система управления цифровыми активами управляет мультимедийными ресурсами, такими как изображения, видео, аудиофайлы и файлы дизайна, внутри организации. DAM обеспечивают централизованное хранилище этих ресурсов, а также инструменты для организации, маркировки, поиска, совместного использования и совместной работы над ними между членами команды. Они особенно полезны в творческих отраслях, где необходимо эффективно управлять большими объемами высококачественного визуального контента. DAM также часто интегрируются с другими компонентами ECM, например, с системами управления веб‑контентом для бесперебойной доставки цифровых активов по каналам.
Системы управления веб‑контентом (Web Content Management System, WCMS или просто CMS).
Система управления веб‑контентом позволяет организациям создавать, редактировать, классифицировать и публиковать цифровой контент на своих веб‑сайтах. WCMS обычно включают в себя такие функции, как навигация по сайту, макет страницы, шаблоны, темы и медиа‑библиотеки. Они часто используются маркетинговыми командами для обновления контента веб‑сайтов без необходимости технических знаний или обращения к ИТ‑отделам.
Тематические статьи
Системы управления корпоративной информацией (ECM-системы) и системы электронного документооборота (СЭД)
Управление корпоративным информационным контентом — это управление различными документами и другими типами контента, а также их хранение, обработка и доставка в масштабах предприятия. ECM‑системы автоматизируют и упрощают этот процесс. Системы электронного документооборота также относятся к ECM‑системам.
Зачем нужны системы управления корпоративным контентом?
Управление корпоративным контентом является неотъемлемой частью процесса цифровой трансформации для многих организаций. Этот процесс включает в себя управление и организацию всех форм информации внутри компании эффективным, безопасным и совместимым с законодательством образом.
Системы управления знаниями в современном бизнесе
Современный бизнес все больше полагается на данные и информацию для принятия обоснованных решений. Это привело к появлению систем управления знаниями (Knowledge Management System, KMS), которые играют ключевую роль в организации, хранении и обмене критически важными данными внутри организации.
Системы управления цифровыми активами
Компании создают огромные объемы мультимедийного контента, включая документы, изображения, видеофайлы, аудиофайлы и другие творческие ресурсы, для поддержки своих маркетинговых активностей или внутренних операций. Управление этими ресурсами может оказаться сложной задачей без наличия соответствующих инструментов. Система управления цифровыми активами централизует весь цифровой контент внутри организации в одном доступном месте, оптимизируя рабочие процессы и повышая общую эффективность.
Системы управления бизнес‑процессами
BPM‑системы позволяют организациям оптимизировать свои процессы за счет автоматизации, улучшения и ускорения коммуникации, повышения прозрачности и сбора ценной информации о показателях производительности.
Тикетные системы
Тикетная система — это цифровая платформа, которая позволяет пользователям (клиентам, сотрудникам компании или другим информационным системам) создавать в системе тикеты через веб‑формы, по электронной почте, через мессенджеры, а также при помощи API. Созданные тикеты затем могут отслеживаться ответственными за это сотрудниками компании и по ним может проводиться какая‑либо работа или формирование ответа на запрос.
Системы службы поддержки и клиентского сервиса (HelpDesk)
HelpDesk‑системы — это программное приложение, предназначенное для эффективного управления коммуникацией с клиентами и обращениями в клиентскую службу поддержки.
Цифровая трансформация бизнеса
Цифровая трансформация — это процесс интеграции цифровых технологий во все области бизнеса, фундаментально меняющий способы их работы и приносящие пользу клиентам.
Применение искусственного интеллекта и машинного обучения в бизнесе
Искусственный интеллект (Artificial Intelligence, AI) и машинное обучение (Machine Learning, ML) за последние годы привнесли много нового в бизнес, в электронную коммерцию и в веб‑разработку. Бизнес использует эти технологии для улучшения качества обслуживания клиентов, оптимизации бизнес‑процессов и получения конкурентного преимущества на рынке.