Зачем нужны системы управления корпоративным контентом?
Управление корпоративным контентом является неотъемлемой частью процесса цифровой трансформации для многих организаций. Этот процесс включает в себя управление и организацию всех форм информации внутри компании эффективным, безопасным и совместимым с законодательством образом.
Системы управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management System, ECM) предназначены для обеспечения хранения, управления и обмена как структурированным, так и неструктурированным контентом — документами различных форматов, веб‑контентом, изображениями, видео, аудио и т. д.
Преимущества использования ECM‑систем
- Повышение эффективности и производительности. ECM позволяет сотрудникам быстро и легко получать доступ к соответствующей информации, сокращая время, затрачиваемое на поиск документов или ожидание одобрения.
- Оптимизация совместной работы и коммуникаций. Благодаря централизованному хранению и возможности простого совместного использования команды могут сотрудничать более эффективно, что приводит к ускорению процессов принятия решений.
- Повышенная безопасность и соответствие нормативным требованиям. Решения ECM обычно оснащены надежными функциями безопасности, такими как шифрование, контроль доступа, журналы аудита и др., всё это обеспечивает защиту данных и соблюдение нормативных требований.
- Экономия. Оцифровка «бумажных» процессов не только ускоряет выполнение процессов, но и сокращает потребность в физическом пространстве для хранения, что позволяет сэкономить на расходах на печать / канцелярские товары, а также на недвижимость. При этом обеспечивая на порядок большую доступность информации.
- Масштабируемость и гибкость. По мере роста и развития компаний их ECM‑системы могут адаптироваться к меняющимся требованиям бизнеса, не требуя значительных обновлений или замен.
Тематические статьи
Системы управления корпоративной информацией (ECM-системы) и системы электронного документооборота (СЭД)
Управление корпоративным информационным контентом — это управление различными документами и другими типами контента, а также их хранение, обработка и доставка в масштабах предприятия. ECM‑системы автоматизируют и упрощают этот процесс. Системы электронного документооборота также относятся к ECM‑системам.
Виды систем управления корпоративным контентом
Рассмотрим системы управления документами, системы управления записями, cистемы управления цифровыми активами и системы управления веб‑контентом.
Цифровая трансформация бизнеса
Цифровая трансформация — это процесс интеграции цифровых технологий во все области бизнеса, фундаментально меняющий способы их работы и приносящие пользу клиентам.
Системы управления знаниями в современном бизнесе
Современный бизнес все больше полагается на данные и информацию для принятия обоснованных решений. Это привело к появлению систем управления знаниями (Knowledge Management System, KMS), которые играют ключевую роль в организации, хранении и обмене критически важными данными внутри организации.
Системы управления цифровыми активами
Компании создают огромные объемы мультимедийного контента, включая документы, изображения, видеофайлы, аудиофайлы и другие творческие ресурсы, для поддержки своих маркетинговых активностей или внутренних операций. Управление этими ресурсами может оказаться сложной задачей без наличия соответствующих инструментов. Система управления цифровыми активами централизует весь цифровой контент внутри организации в одном доступном месте, оптимизируя рабочие процессы и повышая общую эффективность.
Системы управления бизнес‑процессами
BPM‑системы позволяют организациям оптимизировать свои процессы за счет автоматизации, улучшения и ускорения коммуникации, повышения прозрачности и сбора ценной информации о показателях производительности.
Системы службы поддержки и клиентского сервиса (HelpDesk)
HelpDesk‑системы — это программное приложение, предназначенное для эффективного управления коммуникацией с клиентами и обращениями в клиентскую службу поддержки.
Применение искусственного интеллекта и машинного обучения в бизнесе
Искусственный интеллект (Artificial Intelligence, AI) и машинное обучение (Machine Learning, ML) за последние годы привнесли много нового в бизнес, в электронную коммерцию и в веб‑разработку. Бизнес использует эти технологии для улучшения качества обслуживания клиентов, оптимизации бизнес‑процессов и получения конкурентного преимущества на рынке.