Системы управления бизнес‑процессами

Для компаний, которые постоянно стремятся к эффективности и росту, внедрение передовых технологий приобрело решающее значение. Одной из таких технологий, являются системы управления бизнес‑процессами — BPM‑системы.

Что такое BPM‑системы?

Системы управления бизнес‑процессами — это цифровые инструменты, предназначенные для оптимизации внутреннего рабочего процесса организации — они обеспечивают структурированный подход к управлению всеми аспектами бизнес‑операций.

Ключевые особенности BPM‑систем:

1. Автоматизация. Важной особенностью систем управления бизнес‑процессами является автоматизация. Устанавливая правила и условия внутри системы, повторяющиеся задачи можно выполнять даже без вмешательства человека. Это не только экономит время, но и уменьшает количество ошибок, связанных с обработкой данных вручную.
2. Среда для совместной работы. Почти все BPM‑решения предлагают функции совместной работы, такие как общие рабочие пространства, управление документами и обмен сообщениями в реальном времени. Эти возможности способствуют командной работе между департаментами, устраняя разрозненность внутри организации.
3. Отслеживание прогресса в реальном времени. С помощью BPM‑систем менеджеры могут отслеживать ход проектов в режиме реального времени. Это позволяет выявлять узкие места и потенциальные риски до того, как они перерастут в серьезные проблемы. Кроме того, это помогает принимать обоснованные решения на основе измеримых показателей.
4. Кастомизация. Каждая организация имеет уникальные процессы и требования. Поэтому гибкость имеет очень важное значение при проектировании и разработке системы управления бизнес‑процессами. Лучшие решения позволяют настраивать рабочие процессы в соответствии с потребностями бизнеса, гарантируя, что система легко впишется в существующие процессы.
5. Интеграция с другими системами. Современные системы BPM интегрируются с другими приложениями, используемыми бизнесом. Это обеспечивает обмен данными между различными платформами, устраняя необходимость ручной передачи данных и снижая риск ошибок.

Преимущества внедрения

1. Повышение эффективности работы. Автоматизируя рутинные задачи и улучшая взаимодействие между членами команды, системы управления бизнес‑процессами могут значительно повысить уровень производительности внутри организации. Более того, мониторинг в режиме реального времени позволяет менеджерам оперативно вмешиваться в случае необходимости, предотвращая задержки и нарушения сроков.
2. Эффективное принятие решений. Имея доступ к точной и актуальной информации, предоставляемой решениями BPM, руководители могут делать осознанный выбор, принимая решения, соответствующие целям и задачам организации. Это улучшает как стратегическое планирование, так и благотворно влияет на тактический уровень исполнения.
3. Повышение удовлетворенности клиентов. Эффективные процессы приводят к сокращению времени реагирования, уменьшению количества ошибок и общему улучшению качества продукта или услуги. В результате клиенты с большей вероятностью будут удовлетворены полученным продуктом или услугой.
4. Экономия. За счет сокращения требований к ручному труду и оптимизации использования ресурсов системы BPM могут помочь организациям сократить эксплуатационные расходы. Более того, уменьшение процента ошибок означает сокращение количества переделок и напрасных затрат ресурсов.
5. Повышенное соответствие нормативным требованиям, которые являются критической проблемой для многих предприятий. Решения BPM предоставляют инструменты для контроля соблюдения отраслевых стандартов и правил, сводя к минимуму риск штрафов или юридических проблем.

Сложности внедрения

Несмотря на многочисленные преимущества, связанные с внедрением BPM‑системы, этот процесс не лишен сложностей и проблем.

1. Сопротивление переменам. Сотрудники могут (и скорее всего будут) сопротивляться внедрению новых технологий из‑за страха потерять работу или из‑за возможного ухудшения условий (например, придётся активнее работать), а иногда и из‑за трудностей с обучением использованию новых инструментов. Крайне важно донести до коллектива преимущества внедрения автоматизированной системы, объяснить как это повлияет на их работу и предоставить адекватные обучающие ресурсы для преодоления этого барьера.
2. Сложность. BPM‑решения могут быть сложными и требовать высокой экспертизы для разработки, внедрения и обслуживания. Это касается не только потребности в технической экспертизе, которую бывает достаточно просто отдать на аутсорс, но и требований к методологическим компетенциям и к бизнес‑аналитике, развивать которые обычно целесообразнее внутри компании.
3. Проблемы интеграции. Как уже упоминалось ранее, интеграция с существующими системами крайне необходима для успешного внедрения BPM. Но в процессе внедрения могут возникнуть проблемы совместимости, например, если используемое в компании программное обеспечение устарело и не имеет необходимых интеграционных возможностей.
4. Высокая стоимость. Инвестиции в разработку и внедрение системы BPM могут быть значительными, особенно для крупных предприятий с большим количеством сложных бизнес‑процессов. Кроме того, необходимость в постоянном обслуживании и обновлениях существенно увеличивают общие расходы.

Разработка и внедрение систем управления бизнес‑процессами

Системы управления бизнес‑процессами непросто разрабатывать и внедрять как в техническом, так и в организационном плане. Но BPM‑системы предоставляют бизнесу многочисленные преимущества в оптимизации деятельности и повышении эффективности. Они позволяют организациям оптимизировать свои процессы за счет автоматизации, улучшения и ускорения коммуникации, повышения прозрачности и сбора ценной информации о показателях производительности.