Системы управления корпоративной информацией (ECM-системы) и системы электронного документооборота (СЭД)

Управление корпоративным информационным контентом — это управление различными документами и другими типами контента, а также их хранение, обработка и доставка в масштабах предприятия. ECM‑системы автоматизируют и упрощают этот процесс. Системы электронного документооборота также относятся к ECM‑системам.

Любая ECM‑система — это автоматизированная многопользовательская платформа, которая служит для сопровождения процесса управления работой организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций.

Иногда ECM‑платформы также называют системами электронного документооборота (СЭД), хотя понятие ECM несколько шире. Также в отечественной практике под СЭД чаще понимают системы для внешнего документооборота, например, Диадок, Сбис.

Корпоративная информация обычно не имеет чёткой и единой для всех организаций структуры — это могут быть файлы различных форматов, электронные документы с различными наборами полей, а также прочие материалы, которые используются в работе компании. Таким образом, перед ECM системами стоит задача управления этой разнородной информацией, а также обеспечения её целостности, доступности и конфиденциальности.

Разграничение доступа к информации и информационная безопастность — это важный аспект работы ECM. Некоторые материалы могут быть конфиденциальны или содержать коммерчески значимую информацию, которая не должна попасть «не в те руки». Классический путь организации хранения информации и доступа к ней не позволяет в достаточной мере разграничить права — как правило, если разграничение доступа и присутствует, то на уровне достаточно больших групп пользователей. В ECM‑системах чаще всего реализовавается как классическая RBAC‑модель (доступ по ролям), так и ABAC (доступ на основе атрибутов). Это позволяет обеспечивать более гибкое распределение прав доступа к информации.

Обычно ECM‑системы решают следующие задачи:

  • управление документами — экспорт, импорт, контроль версий, безопасность и разграничение доступа;
  • управление шаблонами документов — унификация документов, используемых в корпоративном документообороте;
  • управление архивами — долгосрочное архивирование, включающее автоматизацию политик хранения в соответствии с бизнес‑задачами, с законодательными и отраслевыми нормами;
  • управление потоками работ (workflow) и потоками документов (docflow) — поддержка бизнес‑процессов: передача контента по заданным маршрутам, визирование, назначение задач, смена состояний, протоколирование изменений и создание журналов;
  • управление мультимедиаконтентом — управление графическими, видео и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами, например, элементами корпоративного стиля и рекламными материалами;
  • управление знаниями (knowledge management) — поддержка систем для накопления, структурирования и доставки релевантной для бизнеса информации;
  • документо-ориентированное взаимодействие и совместная работа (collaboration) — совместное использование документов пользователями и поддержка проектных команд.

Мы достаточно долго занимаемся цифровизацией бизнеса, созданием бизнес‑приложений, в том числе и проектированием, созданием и внедрением ECM‑систем, построенных на базе веб‑технологий. ECM обычно очень широко используется в организациях, важны простота и удобство доступа к информации, поэтому клиент‑серверные решения с веб‑интерфейсами являются наиболее эффективными для реализации подобного рода платформ.

цифровизацияплатформыкорпоративные информационные системы
Статья опубликована в 2014 и была обновлена в 2023 году

Тематические статьи

Виды систем управления корпоративным контентом

Рассмотрим системы управления документами, системы управления записями, cистемы управления цифровыми активами и системы управления веб‑контентом.

цифровизация
платформы
корпоративные информационные системы
Статья опубликована в 2023 году

Зачем нужны системы управления корпоративным контентом?

Управление корпоративным контентом является неотъемлемой частью процесса цифровой трансформации для многих организаций. Этот процесс включает в себя управление и организацию всех форм информации внутри компании эффективным, безопасным и совместимым с законодательством образом.

цифровизация
платформы
корпоративные информационные системы
Статья опубликована в 2023 году

Системы управления знаниями в современном бизнесе

Современный бизнес все больше полагается на данные и информацию для принятия обоснованных решений. Это привело к появлению систем управления знаниями (Knowledge Management System, KMS), которые играют ключевую роль в организации, хранении и обмене критически важными данными внутри организации.

цифровизация
платформы
корпоративные информационные системы
Статья опубликована в 2023 году

Системы управления цифровыми активами

Компании создают огромные объемы мультимедийного контента, включая документы, изображения, видеофайлы, аудиофайлы и другие творческие ресурсы, для поддержки своих маркетинговых активностей или внутренних операций. Управление этими ресурсами может оказаться сложной задачей без наличия соответствующих инструментов. Система управления цифровыми активами централизует весь цифровой контент внутри организации в одном доступном месте, оптимизируя рабочие процессы и повышая общую эффективность.

цифровизация
платформы
корпоративные информационные системы
Статья опубликована в 2023 году

Системы управления бизнес‑процессами

BPM‑системы позволяют организациям оптимизировать свои процессы за счет автоматизации, улучшения и ускорения коммуникации, повышения прозрачности и сбора ценной информации о показателях производительности.

цифровизация
платформы
корпоративные информационные системы
Статья опубликована в 2023 году

Применение искусственного интеллекта и машинного обучения в бизнесе

Искусственный интеллект (Artificial Intelligence, AI) и машинное обучение (Machine Learning, ML) за последние годы привнесли много нового в бизнес, в электронную коммерцию и в веб‑разработку. Бизнес использует эти технологии для улучшения качества обслуживания клиентов, оптимизации бизнес‑процессов и получения конкурентного преимущества на рынке.

машинное обучение
бэкенд
веб-разработка
цифровизация
Статья опубликована в 2023 году

Наши услуги