Системы управления корпоративной информацией (ECM-системы) и системы электронного документооборота (СЭД)

Управление корпоративным информационным контентом — это управление различными документами и другими типами контента, а также их хранение, обработка и доставка в масштабах предприятия. ECM‑системы автоматизируют и упрощают этот процесс. Системы электронного документооборота также относятся к ECM‑системам.

Любая ECM‑система — это автоматизированная многопользовательская платформа, которая служит для сопровождения процесса управления работой организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций.

Иногда ECM‑платформы также называют системами электронного документооборота (СЭД), хотя понятие ECM несколько шире. Также в отечественной практике под СЭД чаще понимают системы для внешнего документооборота, например, Диадок, Сбис.

Корпоративная информация обычно не имеет чёткой и единой для всех организаций структуры — это могут быть файлы различных форматов, электронные документы с различными наборами полей, а также прочие материалы, которые используются в работе компании. Таким образом, перед ECM системами стоит задача управления этой разнородной информацией, а также обеспечения её целостности, доступности и конфиденциальности.

Разграничение доступа к информации и информационная безопастность — это важный аспект работы ECM. Некоторые материалы могут быть конфиденциальны или содержать коммерчески значимую информацию, которая не должна попасть «не в те руки». Классический путь организации хранения информации и доступа к ней не позволяет в достаточной мере разграничить права — как правило, если разграничение доступа и присутствует, то на уровне достаточно больших групп пользователей. В ECM‑системах чаще всего реализовавается как классическая RBAC‑модель (доступ по ролям), так и ABAC (доступ на основе атрибутов). Это позволяет обеспечивать более гибкое распределение прав доступа к информации.

Обычно ECM‑системы решают следующие задачи:

• управление документами — экспорт, импорт, контроль версий, безопасность и разграничение доступа;
• управление шаблонами документов — унификация документов, используемых в корпоративном документообороте;
• управление архивами — долгосрочное архивирование, включающее автоматизацию политик хранения в соответствии с бизнес‑задачами, с законодательными и отраслевыми нормами;
• управление потоками работ (workflow) и потоками документов (docflow) — поддержка бизнес‑процессов: передача контента по заданным маршрутам, визирование, назначение задач, смена состояний, протоколирование изменений и создание журналов;
• управление мультимедиаконтентом — управление графическими, видео и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами, например, элементами корпоративного стиля и рекламными материалами;
• управление знаниями (knowledge management) — поддержка систем для накопления, структурирования и доставки релевантной для бизнеса информации;
• документо-ориентированное взаимодействие и совместная работа (collaboration) — совместное использование документов пользователями и поддержка проектных команд.

Мы достаточно долго занимаемся цифровизацией бизнеса, созданием бизнес‑приложений, в том числе и проектированием, созданием и внедрением ECM‑систем, построенных на базе веб‑технологий. ECM обычно очень широко используется в организациях, важны простота и удобство доступа к информации, поэтому клиент‑серверные решения с веб‑интерфейсами являются наиболее эффективными для реализации подобного рода платформ.