Управление корпоративным информационным контентом — ECM‑системы и системы ЭДО

Управление корпоративным информационным контентом — это управление различными документами и другими типами контента, а также их хранение, обработка и доставка в масштабах предприятия. Системы управления корпоративной информацией (ECM-системы) автоматизируют и упрощают этот процесс. Системы электронного документооборота (СЭД или ЭДО‑системы) также относятся к ECM‑системам, но тут часто предусматривается также выход из контура компании и работа с внешними контрагентами. В отечественной же практике под ЭДО‑системами вообще чаще понимают решения для преимущественно внешнего документооборота, например, платформы Диадок или Сбис.

Любая ECM‑система — это автоматизированная многопользовательская платформа, которая служит для сопровождения процесса управления работой организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. Корпоративная информация обычно не имеет чёткой и единой для всех организаций структуры — это могут быть файлы различных форматов, электронные документы с различными наборами полей, а также прочие материалы, которые используются в работе компании. Таким образом, перед ECM системами стоит задача управления этой разнородной информацией, а также обеспечения её целостности, доступности и конфиденциальности.

Разграничение доступа к информации и информационная безопасность — это важный аспект работы ECM. Некоторые материалы могут быть конфиденциальны или содержать коммерчески значимую информацию, которая не должна попасть «не в те руки». Классический путь организации хранения информации и доступа к ней не позволяет в достаточной мере разграничить права — как правило, если разграничение доступа и присутствует, то на уровне достаточно больших групп пользователей. В ECM‑системах реализуется как классическая RBAC‑модель (доступ по ролям), так и модель ABAC (доступ на основе атрибутов), что позволяет обеспечивать гибкое распределение прав доступа к информации.

Задачи ECM‑системы

• управление документами — экспорт, импорт, контроль версий, безопасность и разграничение доступа;
• управление шаблонами документов — унификация документов, используемых в корпоративном документообороте;
• управление потоками работ (workflow) и потоками документов (docflow) — поддержка бизнес‑процессов: передача контента по заданным маршрутам, визирование, назначение задач, смена состояний, протоколирование изменений и создание журналов;
• управление мультимедиаконтентом — управление графическими, видео и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами, например, элементами корпоративного стиля и рекламными материалами;
• управление знаниями (knowledge management) — поддержка систем для накопления, структурирования и доставки релевантной для бизнеса информации;
• документо-ориентированное взаимодействие и совместная работа (collaboration) — совместное использование документов пользователями и поддержка проектных команд;
• управление архивами — долгосрочное архивирование, включающее автоматизацию политик хранения в соответствии с бизнес‑задачами, с законодательными и отраслевыми нормами.

Наш опыт в разработке и внедрении cистем управления корпоративной информацией

Мы достаточно долго занимаемся цифровизацией бизнеса, созданием бизнес‑приложений, в том числе и проектированием, созданием и внедрением ECM‑систем, построенных на базе веб‑технологий. ECM обычно очень широко используется в организациях, и в этих системах важны простота и удобство доступа к информации, поэтому клиент‑серверные решения с веб‑интерфейсами являются наиболее эффективными для реализации подобного рода платформ.