Корпоративные системы управления процессами и проектами

Это может быть обработка больших объемов данных, автоматическое создание отчетов, рассылка уведомлений о приближении сроков выполнения задач или напоминаний о важных событиях. Автоматизация снижает количество ошибок, вызванных человеческим фактором, и освобождает сотрудников от монотонной работы, позволяя им сосредоточиться на более важных задачах.

Системы предоставляют руководителям и командам возможность отслеживать текущий статус проектов, выявлять отклонения от графика и оперативно принимать меры для их устранения. Это особенно важно для крупных проектов с большим количеством участников и этапов.

Такие системы включают инструменты для коммуникации, совместной работы над документами и обмена информацией между отделами. Это помогает сократить время на согласования и повысить слаженность работы команд.

Системы собирают данные о ходе проектов, затратах, производительности сотрудников и других ключевых показателях, преобразуя их в наглядные отчеты, графики и прогнозы. Это позволяет руководству принимать обоснованные решения, основанные на актуальной информации.

Системы с использованием машинного обучения и ИИ быстро и эффективно обрабатывают данные, обеспечивают доступ к предиктивной аналитике, помогают принимать решения или даже самостоятельно их принимают.

Системы управления бизнес‑процессами (BPM) — это комплексные инструменты, которые помогают организациям проектировать, автоматизировать, выполнять, мониторить и оптимизировать бизнес‑процессы. Они обеспечивают стандартизацию процессов и улучшают эффективность деятельности компании. Функциональность этого класса систем обычно включает в себя моделирование, выполнение, автоматизацию и мониторинг процессов. Также эти системы обычно интегрируются с другими платформами — CRM, учётными системами, BI‑решениями и т.д.

Системы проектного менеджмента помогают планировать, организовывать и контролировать проекты от их начала до завершения. Они обеспечивают своевременное выполнение задач, эффективное управление ресурсами и успешную реализацию проектов. Функциональность этого класса систем обычно включает в себя планирование проектов, управление задачами и ресурсами, инструменты коммуникации и совместной работы, формирование отчетности и дашборды. Эти системы обычно интегрируются с CRM, ERP и другими системами для единого обзора данных.

Эти платформы фокусируются на роботизированной автоматизации для задач, таких как ввод или распознавание данных, а также на автоматизации отдельных рабочих процессов, например, обработки входящих заявок. Эти системы масштабируемы и часто имеют no-code / low-code интерфейсы для нетехнических пользователей.

Эти системы помогают организовать работу, устанавливая приоритеты и отслеживая прогресс выполнения задач. Часто они поддерживают методы определения важности задач, такие как матрица Эйзенхауэра. Сотрудничество через комментарии и обмен файлами улучшает взаимодействие команды, а интеграция с календарями помогает управлять запланированными событиями. Модули генерации отчётности в таких системах предоставляют данные о завершенности и времени выполнения, что полезно для анализа производительности.

Эти инструменты предоставляют графический интерфейс для анализа и управления деятельностью, например, канбан‑доски, диаграммы Ганта, графики выполнения работ, метрики загруженности ресурсов и т.д. Эти инструменты делают планирование и отслеживание хода проектов крайне наглядными. Интерактивные дашборды отображают ключевые метрики проекта и отдельных задач, а обновления в реальном времени обеспечивают быстрый доступ к актуальной информации.

Эти системы фиксируют потраченное на задачи время через ручной ввод или автоматическое отслеживание. Эти системы позволяют оценивать производительность и эффективность выполнения работы как отдельными сотрудниками, так и целыми отделами. Отчеты помогают анализировать тренды, а интеграция с системами управления проектами и HR обеспечивает единый обзор.

Платформы HelpDesk управляют запросами клиентов через систему тикетов, назначая задачи агентам и отслеживая статус. База знаний предоставляет решения для пользователей, а портал самообслуживания снижает нагрузку на команду поддержки. Аналитика включает метрики, такие как время ответа, а интеграция с внешними системами улучшает обслуживание клиентов.

Системы Service Desk фокусируются на управление сервисными запросами, инцидентами и изменениями. Часто в таких системах реализуется каталог услуг для запросов, а каждая из представленных услуг оказывается на основании собственного бизнес‑процесса. Отчетность через дашборды помогает анализировать производительность и эффективность.

Практически повсеместно встречается использование ИИ и машинного обучения для анализа данных, автоматизации, предиктивной аналитики, распознавания текста, классификации.

В современных системах управления процессами и проектами для принятия решений часто используются аналитика и data‑майнинг. Основанные на данных решения обычно более объективны, нежели интуитивные или даже основанные на экспертизе.

Эти подходы позволяют адаптировать заложенные в системы процессы с минимальным программированием или вовсе без него, что упрощает внедрение и настройку систем.

В HelpDesk и Service Desk часто используются боты на основе ИИ, применяемые для улучшения обслуживания и снижения затрат. Также чат‑боты применяются и в организации проектной деятельности, например, для получения обратной связи или сбора информации о ходе выполнения задач.

Интерфейсы на базе веб‑технологий обеспечивают кроссплатформенную доступность, в том числе и доступность на мобильных устройствах. Эти системы поддерживают удалённый доступ при наличии интернет-соединения. При этом обновление этих платформ централизованное и не требует установки ПО на клиентские устройства.

В отличие от типовых систем, которые предлагают универсальный набор функций, заказные решения создаются с учетом специфики бизнес‑процессов, корпоративной культуры и целей организации. Например, если компания использует уникальную методику управления проектами или сложную систему документооборота, заказная система может быть построена так, чтобы поддерживать эти особенности без необходимости менять устоявшиеся процессы.

Заказные системы управления проектами и бизнес‑процессами проектируются с учетом перспектив роста компании. Они могут легко адаптироваться к увеличению числа пользователей, объема данных или добавлению новых функций. Например, если компания расширяет свою деятельность на новые рынки, система может быть доработана для поддержки дополнительных языков, валют или региональных стандартов.

Кастомные решения для управления проектами и процессами разрабатываются с учетом уже используемых в компании технологий, таких как бухгалтерские программы, системы хранения данных или корпоративные порталы. Это позволяет избежать проблем с совместимостью и обеспечивает внедрение новой системы без значительных изменений в ИТ‑ландшафте.

Заказные системы могут включать индивидуальные меры защиты, такие как уникальные алгоритмы шифрования, системы многофакторной аутентификации или мониторинг подозрительной активности. Это особенно важно для компаний, работающих с конфиденциальными данными и в условиях наличия регуляторных требований, например, в банковской сфере или здравоохранении.

Хотя начальные затраты на разработку выше, чем при покупке готового ПО для управления проектами, заказные системы не требуют регулярных платежей за лицензии, обновления или дополнительные модули. Кроме того, они оптимизированы под конкретные задачи бизнеса и не содержат в себе неиспользуемой функциональности, что снижает операционные издержки и повышает эффективность.

Кастомные системы можно быстро доработать под новые требования бизнеса, изменения в законодательстве или технологические инновации. Например, если в отрасли появляются новые стандарты отчетности, заказная система может быть оперативно адаптирована под эти требования.

Бизнес может оперативно адаптировать системы под новые требования рынка или изменение внутренних процессов без длительных циклов разработки. Визуальные интерфейсы и готовые шаблоны позволяют разрабатывать решения в разы быстрее, чем при традиционном программировании, а вовлечение бизнес‑пользователей в разработку решений как улучшает качество результата за счёт применения экспертных знаний, так и повышает удовлетворенность сотрудников. Разумеется, что при разработке систем мы используем гибридный подход, сочетающий No-Code / Low-Code с традиционной разработкой — это позволяет совместить в разрабатываемом продукте надёжность, производительность, безопасность и гибкость.

Дизайн и функциональность системы разрабатываются с учетом существующих бизнес‑процессов и потребностей конечных пользователей — от рядовых сотрудников до руководителей. Это делает систему интуитивно понятной, сокращает время на обучение персонала и повышает производительность.

Внедрение разработанных на заказ платформ проще, так как оно не влечёт за собой полную перестройку бизнес‑процессов.

Владение системой также предотвращает зависимость от вендоров (vendor lock-in) и связанные с этим риски — если условия поставщика станут невыгодными или он по каким‑то причинам решит не продолжать поддержку продукта вовсе или в отдельной стране.